Relacja z warsztatu refleksyjnego

21 lutego 2020 r. w Ośrodku Szkoleniowo-Wypoczynkowym Stodoły w Rybniku odbył się warsztat refleksyjny, którego celem była bieżąca analiza procesu wdrażania LSR i jego efektów oraz zmian w otoczeniu LSR. Udział w warsztacie wzięli przedstawiciele Zarządu, Rady, Komisji Rewizyjnej oraz pracownicy LGD LYSKOR. Uczestnicy zapewnili przedstawicielstwo wszystkich interesariuszy. Kierownik biura p. Małgorzata Dorna, przedstawiła prezentację dotyczącą dotychczasowej realizacji LSR.
Zestawienia i materiały przygotowane przez LGD, w podziale na obszary tematyczne warsztatu:
1. Realizacja finansowa i rzeczowa
– zestawienie wykonania budżetu oraz wskaźników – wg wniosków wybranych, podpisanych umów, zrealizowanych operacji;
2. Funkcjonowanie LGD i biura:
– zestawienie działań informacyjno-promocyjnych wg Planu Komunikacji,
– rejestry udzielonego doradztwa wraz ze statystyką efektywności doradztwa (działania doradcze prowadzone przez LGD, w tym sprawozdania z działań doradczych przedstawiane Zarządowi w cyklach półrocznych),
– informacje dotyczące funkcjonowania partnerstwa i organów LGD, tj. zestawienie odbytych posiedzeń Rady i Zarządu wraz z analizą frekwencji udziału członków w Radzie;
3. Sytuacja społeczno-gospodarcza (dane makroekonomiczne – stopa bezrobocia, liczba podmiotów zarejestrowanych w rejestrze REGON, liczba mieszkańców obszaru LGD – w skali porównawczej do analizy sytuacji społeczno-gospodarczej na dzień wskazany w okresie diagnozy LSR).

Rozpoczęto dyskusję, której celem było uzyskanie odpowiedzi na poniższe pytania:
1. Czy realizacja finansowa i rzeczowa LSR przebiegała zgodnie z planem i można ją uznać za zadowalającą?
2. W jakim stopniu jakość składanych projektów wybieranych we wszystkich obszarach tematycznych wpływa na osiąganie wskaźników w zaplanowanym czasie?
3. W jakim stopniu stosowane kryteria wyboru projektów spełniają swoją rolę?
4. W jakim stopniu wybierane projekty realizowane w ramach LSR przyczyniają się do osiągnięcia celów LSR i w jakim stopniu przyczyniają się do odpowiadania na potrzeby społeczności z obszaru LGD?
5. Czy przyjęty system wskaźników dostarcza wszystkie potrzebne informacje niezbędne do określenia skuteczności interwencyjnej strategii?
6. Czy procedury naboru, wyboru i realizacji projektów są przyjazne dla beneficjentów?
7. Jaka jest skuteczność działania biura LGD (działań animacyjnych, informacyjno-promocyjnych, doradczych)?
8. Jakie zmiany należy wprowadzić w działaniach LGD by skuteczniej realizowała cele LSR?

Uczestnicy wpierw pochylili się na tematem finansowego i rzeczowego poziomu realizacji LSR. Postęp we wdrażaniu LSR jest bardzo zadowalający, co doskonale odzwierciedla stopień osiągniętych wskaźników. Potwierdza to również otrzymany bonus na wdrażanie LSR, a także pozytywna ocena odnośnie II bonusu, o który LGD będzie wnioskować.

Członkowie Rady oraz pracownicy biura omówili jakość składanych wniosków. W ich ocenie w zdecydowanej większości jakość wniosków jest na wysokim poziomie, a ewentualne braki w dokumentacji, które nie wpływają na negatywną ocenę przez LGD, są uzupełniane na etapie weryfikacji przez Samorząd Województwa Śląskiego. Do tej pory tylko w jednostkowych przypadkach zdarza się odmowa przyznania pomocy.
Uczestnicy uznali, że przyjęte kryteria wyboru są adekwatne do planowanych do osiągnięcia efektów tj. wyboru projektów, które w najwyższym stopniu przyczynią się do osiągnięcia celów LSR. W odbiorze osób korzystających z doradztwa czy uczestniczących w szkoleniach są one jednoznaczne i obiektywne. Wnioskodawcy nie zgłaszają wątpliwości odnośnie kryteriów. Przyjęte lokalne kryteria wyboru operacji pozwalają osiągnąć zamierzone cele oraz pozwalają realizować w znacznym stopniu wskaźniki określone w LSR. Jednocześnie kryteria wyboru pozwalają na wybór wniosków najlepszych, zawierających nowatorskie pomysły, odrzucenie wniosków słabych i przeciętnych, co jest niezbędne w związku z zainteresowaniem aplikowaniem o środki znacznie przewyższającym alokację – w przypadku operacji dotyczących wspierania przedsiębiorczości na obszarze objętym LSR. Analiza sytuacji społeczno-gospodarczej pozwala wysnuć następujące wnioski: w gminach członkowskich rośnie liczba ludności oraz liczba zarejestrowanych podmiotów w bazie REGON. Jednocześnie we wszystkich gminach tworzących LGD spada liczba osób bezrobotnych, w tym bezrobotnych kobiet. Nie oznacza to, iż należy zredefiniować grupy defaworyzowane – wśród osób bezrobotnych, kobiety oraz osoby do 30 i powyżej 50 roku życia nadal stanowią wysoki odsetek.
Ponadto przyjęty system wskaźników dostarcza potrzebne informacje, które są niezbędne do określenia skuteczności interwencyjnej LSR. Zbierane dane pochodzą z informacji przekazywanych przez Samorząd Województwa Śląskiego (wykaz podpisanych umów, wykaz płatności itp.), oraz informacji pochodzących od beneficjentów przekazywanych w ankietach monitorujących. Dane te są zatem zbierane u źródła i należy je uznać za wiarygodne.

Pracownicy biura obecni na spotkaniu przedstawili swoje wnioski wynikające ze świadczonego doradztwa na etapie zarówno aplikowania, jak i realizacji oraz rozliczania operacji. W ramach podsumowania ustalono, że stosowane procedury są przyjazne dla wnioskodawców oraz beneficjentów, w sposób czytelny a jednocześnie zwięzły pokazują każdy etap oceny i wyboru operacji oraz zmiany umowy.

W trakcie dyskusji nad skutecznością działania biura LGD podjęto kwestię dotyczącą skuteczności działań promocyjnych na obszarze objętym LSR. Stowarzyszenie LYSKOR jest rozpoznawalne wśród mieszkańców i organizacji społecznych. Świadczą o tym informacje zwrotne przekazywane lokalnym liderom. Zgłoszono jednakże konieczność zwiększenia działań aktywizacyjnych wśród organizacji pozarządowych w jednej z gmin członkowskich, gdyż podmioty te nie wykazały aktywności w ramach projektów grantowych.

Następnie na podstawie analizy ankiet dokonano oceny jakości świadczonego doradztwa. Ankiety te wypełniane są przez osoby, którym udzielano doradztwa w sposób bezpośredni w biurze. Ponadto po każdym przeprowadzonym naborze biuro dokonuje badania satysfakcji wnioskodawców. W każdym przypadku ankiety te są anonimowe. Jakość doradztwa oceniana jest na bardzo wysokim poziomie.

Biorąc pod uwagę powyższe wnioski, zarekomendowano utrzymanie jakości pracy na aktualnym poziomie m.in. poprzez stałe uczestnictwo w systemie szkoleń i innych działań o charakterze edukacyjnym zarówno pracowników, jak i członków pozostałych organów LGD. Pozwoli to na utrzymanie standardu prowadzenia biura, wdrażania LSR, aktywizacji lokalnej społeczności.

Na zakończenie Prezes Zarządu wraz z kierownikiem biura podziękował wszystkim za przybycie i efektywną pracę, która z pewnością przyczyni się do lepszego funkcjonowania LGD i rozwoju obszaru, pozwoli lepiej rozumieć osiągane rezultaty i umieć z wyprzedzeniem oszacować, w jakim stopniu zbliżają nas one do osiągnięcia celów.